DATOS PERSONALES
miércoles, 27 de mayo de 2009Este espacio fue creado por tres aprendices del SENA hilber armando fuentes, gunnar ballena y nairut amaya, con el fin de dar a conocer algunos conceptos de admnistracion documental y nuestro proyecto de formacion entre otros.
¿QUE ES LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL?
Se entiende por gestión documental el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.
¿QUE ES UN ARCHIVO?
Los archivos también denominados ficheros (file); es una colección de información (datos relacionados entre sí), localizada o almacenada como una unidad en alguna parte de la computadora.
Los archivos son el conjunto organizado de informaciones del mismo tipo, que pueden utilizarse en un mismo tratamiento; como soporte material de estas informaciones.
CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS
Los archivos se clasifican según su uso en tres grupos:
Permanentes o Maestros:
Estos contienen información que varia poco. En algunos casos es preciso actualizarlos periódicamente.
De Movimientos.
Se cercan para actualizar los archivos maestros. Sus registros son de tres tipos: alta, bajas y modificaciones.
De Maniobra o Trabajo.
Tienen una vida limitada, normalmente menor que la duración de la ejecución de un programa. Su utilizan como auxiliares de los anteriores.
TIPOS DE ARCHIVOS
Los elementos de un archivo pueden ser de cualquier tipo, simples o estructurados o según su función.
SEGÚN SU FUNCION.
Se define por:
a. Archivos Permanentes:
Son aquellos cuyo registros sufren pocas o ninguna variación a lo largo del tiempo, se dividen en:
Constantes: Están formados por registros que contienen campos fijos y campos de baja frecuencia de variación en el tiempo.
De Situación: Son los que en cada momento contienen información actualizada.
Históricos: Contienen información acumulada a lo largo del tiempo de archivos que han sufridos procesos de actualización o bien acumulan datos de variación periódica en el tiempo.
b. Archivos de Movimiento
Son aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen algún campo común en sus registros con aquellos, para el procesamiento de las modificaciones experimentados por los mismos.
c. Archivo de Maniobra o Transitorio
Son los archivos creados auxiliares creados durante la ejecución del programa y borrados habitualmente al terminar el mismo.
SEGÚN SUS ELEMENTOS.
Los principales archivos de este tipo son:
Archivo de Entrada: Una colección de datos localizados en un dispositivo de entrada.
Archivo de Salida: Una colección de información visualizada por la computadora.
Constantes: están formados por registros que contienen campos fijos y campos de baja frecuencia de variación en el tiempo.
De Situación: son los que en cada momento contienen información actualizada.
Históricos: Contienen información acumulada a lo largo del tiempo de archivos que han sufrido procesos de actualización, o bien acumulan datos de variación periódica en el tiempo.
Archivos de Movimiento o Transacciones: Son aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen algún campo común en sus registros con aquellos, para el procesamiento de las modificaciones experimentados por los mismos.
Archivos de Maniobra o Transitorios: Son los archivos auxiliares creados durante la ejecución del programa y borrados habitualmente al terminar el mismo.
¿QUE ES UN DOCUMENTO?
Un documento es un escrito que contiene información. Es el testimonio de una actividad (del hombre o de la naturaleza: género documental) fijado en un soporte. Las instituciones o las personas físicas, jurídicas, públicas o privadas registran su información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera) a través de un lenguaje natural o convencional. La información recogida en ese soporte es la fuente documental, término con el que también se designa al origen de esa información.
CARACTERISTICAS DE UN DOCUEMNTO
En cuanto a la naturaleza de los documentos pueden ser textuales y no textuales.
Textuales: son los documentos que contienen información escrita sobre el soporte que es papel.
No textuales: son los documentos que aunque pueden contener información escrita, sin embargo lo más importante es que suelen estar en otros tipos de soportes diferentes al papel porque están hechos para verse, oírse y manipularse.
